Reprogrammer, annuler & absences
Chaque rendez-vous s'ouvre dans le même panneau, depuis l'Agenda, la page Rendez-vous ou la fiche d'un client. C'est là que vous le déplacez, l'annulez ou enregistrez une absence, dans la console comme dans l'app mobile.
Reprogrammer#
- Ouvrez le rendez-vous et modifiez son Début (la fin suit la durée de la prestation).
- Cliquez sur Enregistrer. Lorenly affiche Enregistrer le nouvel horaire ? avec la case Informer le client par e-mail, cochée par défaut.
- Décochez-la si vous avez déjà prévenu le client, puis confirmez.
Sur ordinateur, vous pouvez aussi faire glisser la carte vers un autre horaire dans l'agenda et choisir Notifier et enregistrer ou Enregistrer sans notifier, voir Vues de l'agenda, colonnes du personnel & filtres.
Annuler#
- Ouvrez le rendez-vous et réglez le Statut sur cancelled (annulé).
- Ajoutez si besoin un Motif d'annulation (visible par votre équipe).
- Cliquez sur Enregistrer. Dans Annuler ce rendez-vous ?, laissez ou décochez Informer le client par e-mail, puis confirmez.
Pour en annuler plusieurs, sélectionnez-les dans la page Rendez-vous et choisissez Annuler ; le même choix de notification s'applique à toute la sélection (Retrouver un rendez-vous & gérer les messages programmés). Dans l'app mobile, touchez Annuler le rendez-vous, ajoutez un motif si vous le souhaitez et choisissez d'informer ou non le client.
Le créneau libéré redevient réservable et, si vous utilisez la liste d'attente, les clients qui attendent cette prestation sont prévenus qu'une place s'est libérée. Les remboursements se font à part, voir Consulter & rembourser les paiements.
Absences#
Si le client ne vient pas, activez Absence (dans l'app, Marquer comme absence). Votre politique d'absence s'applique alors, par exemple la conservation de l'acompte ou le débit d'une carte enregistrée, et l'absence est comptée sur la fiche du client. Désactivez-la pour revenir en arrière. Un avertissement rappelle les absences passées du client sur ses rendez-vous et dans la liste Rendez-vous : vous pouvez demander un acompte ou le recontacter avant.
Annuler ou supprimer ?#
Annuler conserve le rendez-vous dans l'historique du client et dans vos rapports. Supprimer l'efface définitivement, sans retour possible : ne l'utilisez que pour une erreur, comme une réservation de test ou un doublon. La suppression demande une permission dédiée, voir Membres de l'équipe, rôles & permissions.