Envoyer un formulaire avec l'e-mail de confirmation de réservation
Certains formulaires se remplissent plus facilement après la réservation : un long formulaire de consentement, un questionnaire de santé ou tout document qui demande une signature. Lorenly peut ajouter un lien vers le formulaire dans les e-mails de réservation. Chaque réponse envoyée par ce lien est conservée sur le rendez-vous concerné.
Activer l'envoi pour un formulaire#
- Allez dans Réglages → Formulaires et ouvrez le formulaire, ou créez-en un, voir Créer un formulaire d'admission ou de consentement.
- Réglez le Mode sur Autonome (lien public) ou Les deux.
- Activez Envoyer ce formulaire avec les réservations.
- Dans Attribuer à (publie en direct), choisissez les prestations ou catégories qui nécessitent le formulaire, puis cliquez sur Enregistrer et publier.
Pour recueillir aussi une signature, activez Signature requise et rédigez le texte de consentement, voir Recueillir les signatures de consentement.
Quels e-mails contiennent le lien#
Quand un client réserve l'une des prestations rattachées, le lien est envoyé avec :
- la confirmation de réservation,
- l'e-mail de report du rendez-vous,
- les rappels envoyés la veille et une heure avant.
Une fois le formulaire envoyé par le client pour ce rendez-vous, le lien n'apparaît plus dans les e-mails suivants. Il est envoyé uniquement si le rendez-vous est à venir et confirmé ou en attente, et si le formulaire est actif. Pour une visite comprenant plusieurs prestations, un seul lien couvre toute la visite.
Placer vous-même le lien dans un modèle#
Par défaut, le lien est ajouté dans un encadré à la fin de l'e-mail. Pour l'intégrer à votre propre texte, ouvrez le modèle dans Réglages → Modèles et utilisez Insérer un raccourci :
{booking.forms}ajoute la liste des formulaires à remplir, chacun avec son lien.{booking.forms_url}ajoute le lien du premier formulaire, pour un bouton.{if.booking.forms_url}et{endif}encadrent une partie de l'e-mail qui ne s'affiche que lorsqu'un formulaire reste à remplir. Utilisez-les dans un rappel pour que les clients qui ont déjà signé ne lisent pas à nouveau « veuillez signer ».
Quand un modèle contient l'un de ces codes, l'encadré automatique n'est pas ajouté : le lien n'apparaît donc jamais deux fois. Vous pouvez aussi prévoir une confirmation distincte pour les prestations qui nécessitent le formulaire : dans Utilisé pour, choisissez Remplace la version par défaut pour certains services et cochez les prestations concernées, voir Personnaliser les modèles & designs de messages.
Quand le client remplit le formulaire#
Le client ouvre le lien et trouve son nom et son e-mail déjà renseignés. Il répond aux questions, signe si nécessaire et envoie le formulaire. Il reçoit une copie par e-mail et vous recevez une notification avec ses réponses. Pour voir tout le parcours du client, consultez Ce que voient les clients lorsque vous leur demandez de remplir un formulaire.
Retrouver les réponses sur le rendez-vous#
- Ouvrez le rendez-vous depuis l'agenda : la section Formulaires de consentement liste les formulaires envoyés par le client pour ce rendez-vous. Un formulaire reçu par le lien de l'e-mail porte la mention Lié automatiquement (envoyé avec cette réservation).
- Dans la liste Voir les réponses du formulaire, ouvrez une réponse pour voir le rendez-vous auquel elle est liée, puis utilisez Ouvrir la réservation.
- Si le client a rempli le formulaire depuis son lien public, ouvrez la réponse et utilisez Lier à une réservation pour la rattacher au bon rendez-vous. Délier supprime le lien.
Bon à savoir#
- Le lien de l'e-mail identifie uniquement le rendez-vous. Il ne donne accès à rien d'autre et fonctionne pendant plusieurs mois, même si le rendez-vous a été pris longtemps à l'avance.
- Un formulaire en mode Réservation uniquement se remplit pendant la réservation et n'est jamais envoyé par e-mail. Pour un long formulaire ou une signature, Autonome (lien public) avec Envoyer ce formulaire avec les réservations permet de garder la réservation elle-même rapide.