Beauty Art Pro est un institut de beauté au centre de Genève, exploité par Beauty Art Pro SARL. Sa carte comprend le rehaussement et l'extension de cils, le brow lamination, les combo brows, le microblading et le microshading, le lip blush, des soins du visage et des soins du corps comme la madérothérapie et le drainage lymphatique. Beaucoup de ces prestations sont longues et précises : chaque créneau vide coûte cher.
Le point de départ
L'institut utilisait un site WordPress et prenait ses réservations, ses forfaits de séances et ses bons cadeaux via Acuity Scheduling. Ces outils fonctionnaient, mais réservation, paiements, forfaits et historique client vivaient à part du site, alors que l'institut voulait que ses pages de soins et son parcours de réservation forment une seule expérience en français, anglais et allemand.
Ce que Beauty Art Pro utilise sur Lorenly
- La réservation en ligne sur son propre site trilingue, avec les disponibilités en temps réel fournies par Lorenly.
- Les visites multi-prestations : plusieurs soins réunis en une seule visite et une seule réservation.
- Un acompte à la réservation via le compte Stripe de l'institut, avec la règle d'annulation affichée avant.
- Des forfaits et des cartes cadeaux vendus en ligne, avec choix du thème et aperçu en direct pour les cartes.
- Un espace client pour consulter ses rendez-vous et cartes cadeaux et gérer ses préférences de messages.
- Un assistant IA sur le site qui répond aux questions sur les soins et la réservation.
- Les notifications clients, comme les confirmations, envoyées par Lorenly à la place de l'ancien outil.
Quitter Acuity sans perdre l'historique
Un outil de réservation contient des engagements déjà payés par les clients. La transition a donc été menée comme un rapprochement, pas comme une simple copie. Les rendez-vous passés et à venir, les forfaits avec leurs séances utilisées et les soldes des cartes cadeaux ont été importés, puis comparés à Acuity fiche par fiche jusqu'à ce que chaque compteur et chaque solde concordent. Ce n'est qu'ensuite que la réservation en ligne d'Acuity et ses e-mails et SMS clients ont été coupés, et le nouveau site a été mis en ligne sur le domaine principal fin septembre 2026.
- Importer les prestations, clients, rendez-vous, forfaits et cartes cadeaux.
- Comparer séances utilisées et soldes avec l'ancien système et corriger chaque écart.
- Geler les ventes dans l'ancien outil pour ne rien vendre à deux endroits.
- Couper les notifications de l'ancien outil avant d'activer les nouvelles.
- Diriger le site et les liens de réservation vers le nouveau parcours, puis continuer à vérifier les données.
Ce que d'autres instituts peuvent en retenir
La leçon utile tient moins au logiciel qu'à l'ordre des étapes : rendre exacts les forfaits et cartes cadeaux prépayés avant tout, couper les messages clients en double et garder une seule destination de réservation. Pour voir le parcours côté client, la page de réservation publique de l'institut sur Lorenly est lorenly.com/book/beauty-art-pro-salon.
Reproduisez cette organisation, un processus à la fois
Plusieurs aspects de l'organisation de l'institut sont détaillés dans nos cas pratiques, avec les étapes pour les reproduire : formulaires de consentement joints à l'e-mail de réservation, questionnaire de santé pour le microneedling, e-mails de confirmation adaptés à chaque soin, acompte assorti d'une politique d'annulation à 48 heures, forfaits de soins et de retouches, cartes cadeaux envoyées par voie électronique ou par courrier, codes promotionnels soumis à des limites d'utilisation et relance des réservations abandonnées.