Een formulier meesturen met de bevestigingsmail van de boeking
Sommige formulieren kun je beter na het boeken laten invullen: een lang toestemmingsformulier, een gezondheidsvragenlijst of iets waarvoor een handtekening nodig is. Lorenly kan een link naar het formulier in de boekingsmails zetten. Elk antwoord dat via die link wordt verstuurd, wordt opgeslagen bij de bijbehorende boeking.
Inschakelen voor een formulier#
- Ga naar Instellingen → Formulieren en open het formulier, of maak er een, zie Een intake- of toestemmingsformulier maken.
- Zet de Modus op Los (openbare link) of Beide.
- Zet Dit formulier meesturen met boekingen aan.
- Kies onder Koppelen aan (wordt direct gepubliceerd) de behandelingen of categorieën waarvoor het formulier nodig is, en klik dan op Opslaan en publiceren.
Wil je ook een handtekening verzamelen, zet dan Handtekening verplicht aan en schrijf de toestemmingstekst, zie Toestemmingshandtekeningen verzamelen.
Welke e-mails de link bevatten#
Als een klant een van de gekoppelde behandelingen boekt, gaat de link mee met:
- de boekingsbevestiging,
- de e-mail over het verplaatsen van de afspraak,
- de herinneringen die een dag en een uur van tevoren worden verstuurd.
Zodra de klant het formulier voor die boeking heeft verstuurd, verschijnt de link niet meer in volgende e-mails. De link wordt alleen verstuurd zolang de boeking nog moet plaatsvinden en de status bevestigd of in afwachting heeft, en zolang het formulier actief is. Bij een bezoek met meerdere behandelingen geldt één link voor het hele bezoek.
De link zelf in een sjabloon plaatsen#
Standaard wordt de link in een apart blok onder aan de e-mail toegevoegd. Wil je hem in je eigen tekst plaatsen, open dan het sjabloon in Instellingen → Sjablonen en gebruik Shortcode invoegen:
{booking.forms}voegt de lijst met in te vullen formulieren toe, elk met een eigen link.{booking.forms_url}voegt de link naar het eerste formulier toe, voor een knop.{if.booking.forms_url}en{endif}zet je rond een deel van de e-mail dat alleen verschijnt zolang een formulier nog niet is verstuurd. Gebruik dit in een herinnering, zodat klanten die al hebben getekend niet opnieuw het verzoek krijgen om te tekenen.
Als een sjabloon een van deze codes bevat, wordt het automatische blok niet toegevoegd. Zo verschijnt de link nooit twee keer. Je kunt ook een aparte bevestiging gebruiken voor de behandelingen waarvoor het formulier nodig is: kies onder Gebruikt voor de optie Vervangt de standaard voor sommige behandelingen en vink die behandelingen aan, zie Sjabloonteksten en ontwerpen aanpassen.
Wat er gebeurt als de klant het formulier invult#
De klant opent de link en ziet dat naam en e-mail al zijn ingevuld. De klant beantwoordt de vragen, tekent als dat nodig is en verstuurt het formulier. De klant krijgt een kopie per e-mail en jij krijgt een melding met de antwoorden. Voor de volledige klantervaring, zie Wat klanten zien als je om een formulier vraagt.
De antwoorden bij de boeking vinden#
- Open de boeking vanuit de agenda: het onderdeel Toestemmingsformulieren toont de formulieren die de klant voor die boeking heeft verstuurd. Een formulier dat via de link in de e-mail is verstuurd, krijgt de vermelding Automatisch gekoppeld (met deze boeking verstuurd).
- Open een antwoord in de lijst Inzendingen bekijken van het formulier om te zien aan welke boeking het gekoppeld is, met Boeking openen.
- Heeft een klant het formulier via de openbare link ingevuld, open dan de inzending en gebruik Aan een boeking koppelen om die aan de juiste afspraak te koppelen. Loskoppelen verwijdert de koppeling.
Goed om te weten#
- De link in de e-mail identificeert alleen de boeking. Hij geeft geen toegang tot iets anders en werkt meerdere maanden, dus ook bij een boeking die ver vooruit is gemaakt.
- Een formulier in de modus Alleen boeking wordt tijdens het boeken ingevuld en nooit per e-mail verstuurd. Voor een lang formulier of een handtekening houdt Los (openbare link) met Dit formulier meesturen met boekingen het boeken zelf kort.