Wat klanten zien als je om een formulier vraagt
Een klant kan je formulier op drie plekken tegenkomen: tijdens het boeken, in een boekingsmail of via een eigen link. Hieronder lees je hoe elke route er voor de klant uitziet. Zo kun je de juiste kiezen en uitleg geven als een klant ernaar vraagt.
Tijdens het boeken#
Voor een formulier in de modus Alleen boeking of Beide dat aan de behandeling is gekoppeld:
- De klant kiest zoals gewoonlijk de behandeling, het teamlid en het tijdstip, zie Hoe klanten online boeken.
- In de stap voor de gegevens staan je vragen onder de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer. Verplichte vragen moeten worden beantwoord om door te kunnen gaan.
- Heeft het formulier een toestemmingsveld, dan vinkt de klant dat aan om akkoord te gaan.
- De klant betaalt de aanbetaling als je die vraagt en rondt de boeking af. De antwoorden worden opgeslagen bij de boeking en in het klantdossier.
In de boekingsmail#
Voor een formulier waarvoor Dit formulier meesturen met boekingen aanstaat, zie Een formulier meesturen met de bevestigingsmail van de boeking:
- De klant boekt zoals gewoonlijk. Tijdens het boeken wordt niets extra's gevraagd.
- De bevestigingsmail bevat een blok In te vullen formulieren (of je eigen tekst als je sjabloon de link plaatst), met voor elk formulier een link Invullen.
- De link opent het formulier op een eigen pagina, met de naam van je business en je merkkleur, in de talen die je aanbiedt. Naam en e-mail zijn al ingevuld.
- De klant beantwoordt de vragen. Vraag je om een handtekening, dan leest de klant je toestemmingstekst en tekent in het veld met een vinger of de muis. Met Wissen kan de klant de handtekening opnieuw zetten.
- De klant tikt op Versturen. Een bedankbericht bevestigt de inzending en de klant krijgt een kopie van de antwoorden per e-mail.
- Zolang de klant het formulier nog niet heeft verstuurd, verschijnt de link opnieuw in de herinneringsmails. Na het versturen stopt dat.
Via de eigen link van het formulier#
Voor een formulier in de modus Los (openbare link) of Beide kun je de Openbare link delen in een bericht of op je website, of het formulier openen op een tablet aan de balie. De klant ziet dezelfde pagina als hierboven, maar vult zelf naam en e-mail in. De antwoorden zijn pas aan een boeking gekoppeld als je die koppeling zelf maakt, zie Een formulier meesturen met de bevestigingsmail van de boeking.
Tips voor een soepele ervaring#
- Houd het boeken kort: stuur lange vragenlijsten en verzoeken om een handtekening per e-mail in plaats van ze in de boekingsstappen te zetten.
- Gebruik een kopregel met een korte tekst om uit te leggen waarom je gezondheidsvragen stelt. Klanten antwoorden eerlijker als ze de reden begrijpen.
- Schrijf de toestemmingstekst in elke taal die je aanbiedt.
Voor de handtekening zelf en waar ondertekende formulieren worden opgeslagen, zie Toestemmingshandtekeningen verzamelen.