Envía un formulario con el email de confirmación de la reserva
Algunos formularios se rellenan mejor después de reservar que durante la reserva: un formulario de consentimiento largo, un cuestionario de salud o cualquier formulario que necesite una firma. Lorenly puede incluir un enlace al formulario en los emails de la reserva, y cada respuesta enviada desde ese enlace se guarda en la reserva a la que pertenece.
Activa el envío para un formulario#
- Ve a Ajustes → Formularios y abre el formulario, o crea uno, consulta Crea un formulario de admisión o consentimiento.
- Pon el Modo en Independiente (enlace público) o Ambos.
- Activa Enviar este formulario con las reservas.
- En Vincular a (se publica al instante), elige los servicios o categorías que necesitan el formulario y haz clic en Guardar y publicar.
Para recoger también una firma, activa Exigir firma y escribe el texto de consentimiento, consulta Recoge firmas de consentimiento.
Qué emails incluyen el enlace#
Cuando un cliente reserva uno de los servicios vinculados, el enlace se envía con:
- la confirmación de la reserva,
- el email de reprogramación,
- los recordatorios enviados el día anterior y una hora antes.
Una vez que el cliente ha enviado el formulario para esa reserva, el enlace deja de aparecer en los siguientes emails. Solo se envía mientras la reserva sea futura y esté confirmada o pendiente, y mientras el formulario esté activo. En una visita con varios servicios, un solo enlace cubre toda la visita.
Coloca el enlace en una plantilla#
Por defecto, el enlace se añade en su propio recuadro al final del email. Para incluirlo dentro de tu propio texto, abre la plantilla en Ajustes → Plantillas y usa Insertar shortcode:
{booking.forms}añade la lista de formularios que hay que rellenar, cada uno con su enlace.{booking.forms_url}añade el enlace al primer formulario, para un botón.{if.booking.forms_url}y{endif}delimitan una parte del email que solo se muestra mientras quede un formulario pendiente. Úsalos en un recordatorio para que los clientes que ya han firmado no vuelvan a leer "por favor, firma".
Cuando una plantilla incluye uno de estos códigos, no se añade el recuadro automático, así que el enlace nunca aparece dos veces. También puedes mantener una confirmación distinta para los servicios que necesitan el formulario: en Se usa para, elige Sustituye la predeterminada para algunos servicios y márcalos, consulta Personalizar las plantillas y los diseños de los mensajes.
Qué pasa cuando el cliente lo rellena#
El cliente abre el enlace, encuentra su nombre y email ya rellenados, responde, firma si hace falta y envía el formulario. Recibe una copia por email y tú recibes una notificación con las respuestas. Para ver toda la experiencia del cliente, consulta Qué ven los clientes cuando les pides que rellenen un formulario.
Encuentra las respuestas en la reserva#
- Abre la reserva desde la agenda: la sección Formularios de consentimiento lista los formularios que el cliente ha enviado para ella. Un formulario recibido desde el enlace del email se marca como Vinculado automáticamente (enviado con esta reserva).
- En la lista Ver respuestas del formulario, abre una respuesta para ver la reserva a la que está vinculada, con Abrir reserva.
- Si el cliente ha rellenado el formulario desde su enlace público, abre la respuesta y usa Vincular a una reserva para asociarla a la cita correcta. Desvincular elimina el vínculo.
Conviene saberlo#
- El enlace del email solo identifica la reserva. No da acceso a nada más y funciona durante varios meses, así que también sirve para una reserva hecha con mucha antelación.
- Un formulario en modo Solo la reserva se rellena al reservar y nunca se envía por email. Para un formulario largo o una firma, el modo Independiente (enlace público) con Enviar este formulario con las reservas mantiene breve la reserva.