Ein Formular mit der Buchungsbestätigungs-E-Mail senden
Manche Formulare lassen sich besser nach der Buchung ausfüllen als währenddessen: ein langes Einwilligungsformular, ein Gesundheitsfragebogen oder alles, was eine Unterschrift erfordert. Lorenly kann einen Link zum Formular in die Buchungs-E-Mails einfügen. Jede über diesen Link gesendete Antwort wird bei der zugehörigen Buchung gespeichert.
Für ein Formular einschalten#
- Gehen Sie zu Einstellungen → Formulare und öffnen Sie das Formular, oder erstellen Sie eines, siehe Ein Aufnahme- oder Einwilligungsformular erstellen.
- Setzen Sie den Modus auf Eigenständig (öffentlicher Link) oder Beide.
- Schalten Sie Dieses Formular mit Buchungen per E-Mail senden ein.
- Wählen Sie unter Zuordnen zu (wird sofort veröffentlicht) die Leistungen oder Kategorien, die das Formular benötigen, und klicken Sie dann auf Speichern & veröffentlichen.
Um auch eine Unterschrift einzuholen, schalten Sie Unterschrift verlangen ein und schreiben Sie den Einwilligungstext, siehe Einwilligungsunterschriften einholen.
Welche E-Mails den Link enthalten#
Wenn ein Kunde eine der zugeordneten Leistungen bucht, wird der Link mit folgenden Nachrichten verschickt:
- der Buchungsbestätigung,
- der E-Mail zur Terminverschiebung,
- den Erinnerungen am Vortag und eine Stunde vor dem Termin.
Sobald der Kunde das Formular für diese Buchung gesendet hat, erscheint der Link nicht mehr in den nächsten E-Mails. Er wird nur verschickt, solange die Buchung bevorsteht und bestätigt oder ausstehend ist und das Formular aktiv ist. Bei einem Besuch mit mehreren Leistungen gilt ein Link für den gesamten Besuch.
Den Link selbst in einer Vorlage platzieren#
Standardmäßig wird der Link in einem eigenen Kasten am Ende der E-Mail hinzugefügt. Um ihn stattdessen in Ihren eigenen Text einzufügen, öffnen Sie die Vorlage unter Einstellungen → Vorlagen und nutzen Sie Shortcode einfügen:
{booking.forms}fügt die Liste der auszufüllenden Formulare hinzu, jeweils mit einem Link.{booking.forms_url}fügt den Link zum ersten Formular für einen Button hinzu.{if.booking.forms_url}und{endif}umschließen einen Teil der E-Mail, der nur angezeigt wird, solange ein Formular noch aussteht. Nutzen Sie dies in einer Erinnerung, damit Kunden, die bereits unterschrieben haben, nicht erneut „Bitte unterschreiben“ lesen.
Wenn eine Vorlage einen dieser Codes enthält, wird der automatische Kasten nicht hinzugefügt, sodass der Link nie doppelt erscheint. Sie können auch eine eigene Bestätigung für die Leistungen verwenden, die das Formular benötigen: Wählen Sie unter Verwendet für die Option Ersetzt den Standard für einige Leistungen und kreuzen Sie diese an, siehe Nachrichtenvorlagen & Designs anpassen.
Was passiert, wenn der Kunde es ausfüllt#
Der Kunde öffnet den Link und findet seinen Namen und seine E-Mail-Adresse bereits ausgefüllt vor. Er beantwortet die Fragen, unterschreibt bei Bedarf und sendet das Formular. Er erhält eine Kopie per E-Mail, und Sie erhalten eine Benachrichtigung mit den Antworten. Die vollständige Ansicht des Kunden finden Sie unter Was Kunden sehen, wenn Sie ein Formular anfordern.
Die Antworten bei der Buchung finden#
- Öffnen Sie die Buchung im Kalender: Der Abschnitt Einwilligungsformulare listet die Formulare auf, die der Kunde für diese Buchung gesendet hat. Ein Formular, das über den E-Mail-Link eingegangen ist, wird mit Automatisch verknüpft (mit diesem Termin gesendet) gekennzeichnet.
- Öffnen Sie in der Liste Einsendungen ansehen des Formulars eine Antwort, um die zugehörige Buchung zu sehen. Über Buchung öffnen können Sie sie aufrufen.
- Hat ein Kunde das Formular stattdessen über dessen öffentlichen Link ausgefüllt, öffnen Sie die Einsendung und nutzen Sie Mit einem Termin verknüpfen, um sie dem richtigen Termin zuzuordnen. Verknüpfung lösen entfernt die Verknüpfung.
Gut zu wissen#
- Der Link in der E-Mail identifiziert nur die Buchung. Er gewährt keinen Zugriff auf andere Inhalte und funktioniert mehrere Monate lang, sodass auch weit im Voraus angelegte Buchungen abgedeckt sind.
- Ein Formular im Modus Nur Buchung wird während der Buchung ausgefüllt und nie per E-Mail verschickt. Für ein langes Formular oder eine Unterschrift hält Eigenständig (öffentlicher Link) zusammen mit Dieses Formular mit Buchungen per E-Mail senden die Buchung selbst kurz.